Fakturaadresse for leverandører

Alle fakturaer til Tensio skal inneholde:

• Tensio sitt bestillingsnummer/innkjøpsordrenummer
  

og/eller

• Ressursnummer til Tensio sin bestiller/prosjektleder

og/eller

• Tensio sin oppgitte avtalereferanse

Faktura som ikke tilfredsstiller kravene over vil bli returnert til leverandør i påvente av ny faktura hvor kravene er oppfylt.
Selskapene i nettkonsernet mottar faktura enten via EHF eller som PDF via e-post.

1. EHF

Tensio ønsker å motta faktura elektronisk på EHF. Vi ønsker å være effektive samtidig som vi sparer miljøet. Det forutsetter at vi mottar faktura elektronisk fra dere som leverandører. Vi unngår printing, pakking og postgang, og senker dermed papirforbruket. Hva må til for å komme i gang?

• Legg til korrekt Tensio-selskap som mottaker i eget økonomisystem og/eller aksesspunkt. ELMA-registeret har oversikten. (www.anskaffelser.no)
• Følgende Tensio-selskaper kan motta EHF-faktura:

2. PDF-faktura

Leverandører som ikke har mulighet til å sende faktura på EHF, kan sende PDF-faktura via e-post. Fakturaer vil bli behandlet av en tjenesteleverandør som administrerer postmottak, sortering, skanning og avlesning av alle mottatte fakturaer. Vi minner om at e-post som sendes til disse adressene ikke vil bli besvart, men kun benyttes til å håndtere mottatte PDF-faktura.

• PDF-fakturaer via e-post sendes til:

Krav til PDF-faktura:

• Ekstra vedlegg til faktura må være i samme fil som faktura, ikke som separat fil.
• Ugyldig fakturaformat og separate ekstra vedlegg blir ikke behandlet eller returnert.
• Hvis fakturaer ikke er maskinelt merket med riktig fakturaadresse og referanser, blir de returnert til leverandør og ny faktura må utstedes
• Ikke skriv fakturaopplysninger i e-post, kun vedlegg blir importert.

3. Krav til innhold i EHF fakturaer til Tensio

• Leverandørene må påse at faktura sendes til riktig selskap
• Krav til innhold omfatter alle selskapene
• Alle bestillere i Tensio skal oppgi ressursnummer. Dersom kundens elektroniske bestillingssystem benyttes, vil det ved bestilling bli oppgitt innkjøpsordrenummer.

4. Forklaring til felter som brukes i EHF-formatet:

EHF-formatet er et standardformat og feltene i formatet må derfor brukes iht. denne standarden. Dette er viktig for at både tolking og videre behandling av faktura skal skje på en korrekt og effektiv måte. Under ligger en forklaring til de feltene som Tensio forventer at brukes til de ulike referansene som skal benytte i fakturering til oss.

Tensio´s innkjøpsordrenummer

Dersom det er oppgitt ved bestilling, skal Tensio’s innkjøpsordrenummer oppgis i faktura og knyttes til følgende felt i EHF-formatet

Ressursnummer (Deres ref)
Bestillers ressursnummer skal oppgis ved bestilling og returneres på fakturaen. Referansen legges i taggen

Avtalereferanse (kontrakt) 

Der det er avtalt at leverandør skal fakturere med referanse til avtale mellom Tensio og leverandøren skal følgende felt i EHF-formatet benyttes: